我們生活在一個(gè)工作時(shí)間更長，壓力更大，需要做的事情更多的時(shí)代。本來應(yīng)該讓我們的生活更簡單的高科技產(chǎn)品卻進(jìn)一步分散了我們的注意力，偷走我們的時(shí)間。因此，現(xiàn)代人對(duì)效率的要求也達(dá)到了新的高度。
謝天謝地，我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了如何在工作中提高個(gè)人和團(tuán)隊(duì)合作的效率。管理顧問們已經(jīng)為商業(yè)環(huán)境中效率的定義爭論了很久。簡單來說，效率就是投入和產(chǎn)出之比——資源利用達(dá)到最大化的同時(shí)盡量減少時(shí)間和精力的浪費(fèi)。
勞動(dòng)力是最適合優(yōu)化效率的領(lǐng)域，主要是通過提高個(gè)體的生產(chǎn)力，也就是固定時(shí)間內(nèi)一名員工可完成的工作量(比如生產(chǎn)多少產(chǎn)品，服務(wù)多少客戶等)。
方法一：一段時(shí)間內(nèi)只做一件事
優(yōu)化效率的方法有很多種，比如投資設(shè)備、創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和加強(qiáng)培訓(xùn)，除此之外還可以讓員工避免現(xiàn)代社會(huì)中很常見的一個(gè)效率漏洞：同時(shí)做幾件事。研究顯示，如果同時(shí)進(jìn)行幾個(gè)項(xiàng)目，那么工作的完成時(shí)間會(huì)比正常增加25%～40%之多。顧問公司Energy Project商業(yè)開發(fā)部副總裁安德魯·德契爾建議，為了提高生產(chǎn)效率，最好“在一段時(shí)間內(nèi)只做一件事，不要分心”。
方法二：隔一個(gè)半小時(shí)就讓員工充充電
Energy Project公司曾受Google、Facebook和Green Mountain Coffee等業(yè)界巨頭委托，從生理科學(xué)角度，利用人類對(duì)休息的基本需求，達(dá)到企業(yè)生產(chǎn)效率最大化的目的。這家位于紐約的公司主要研究人類的生理節(jié)奏，他們認(rèn)為人類的精力以一個(gè)半小時(shí)為循環(huán)。
“連續(xù)工作一個(gè)半小時(shí)后，大家就必須想辦法放松一下，給自己充充電，然后才能開始下一個(gè)階段的精力高峰。”該公司簡化項(xiàng)目部副總裁安妮·珀林建議，企業(yè)要鼓勵(lì)員工每隔一個(gè)半小時(shí)就出去吃一些健康的零食，四處走走，聽聽音樂，甚至只要在座位上閉起眼睛深呼吸幾下也好。
方法三：精益運(yùn)動(dòng)，精簡時(shí)間
整體來說，只要員工的生產(chǎn)效率提高，企業(yè)的效率就會(huì)提高。企業(yè)也可以通過一種名為“精益運(yùn)動(dòng)”的方法來提高效率。“精益運(yùn)動(dòng)”來自日本豐田公司，以高效合作化的生產(chǎn)系統(tǒng)而著稱。
醫(yī)療保健行業(yè)是從精益運(yùn)動(dòng)中受益匪淺的一個(gè)重要領(lǐng)域。加利福利亞太平洋醫(yī)療中心是Sutter Health的成員，Sutter Health是個(gè)匯集了很多醫(yī)院和醫(yī)生的非營利性組織。太平洋醫(yī)療中心首席運(yùn)營官克雷格·韋克呂斯介紹說，很多Sutter的成員機(jī)構(gòu)近些年都改革了藥房，大大節(jié)省了護(hù)士準(zhǔn)備藥品器械的時(shí)間。韋克呂斯說：“哪怕每次每個(gè)護(hù)士只能節(jié)省1分鐘，考慮到護(hù)士的數(shù)量和護(hù)士進(jìn)出藥房的次數(shù)，最后的效果會(huì)非常驚人。”
方法四：專注價(jià)值流，而不是單純想著省錢
但是效率管理并不僅僅是節(jié)省時(shí)間這么簡單。“簡化是一種文化和哲學(xué)。”明尼阿波利斯Lean Project Consulting顧問公司主管克勞斯·萊姆克說。這家公司主要推行CYE創(chuàng)新的效率改革方法。比如在建筑業(yè)，精簡意味著如何讓項(xiàng)目的次級(jí)承包者，比如建筑師、電工、管道工、景觀設(shè)計(jì)師等形成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，更快更好地完成工程。如果只想著省錢，選投標(biāo)價(jià)格最低的承包商，最后可能反而會(huì)超出預(yù)算或拖延工期——這會(huì)對(duì)企業(yè)的名譽(yù)造成長期不利影響。
萊姆克認(rèn)為，“正確的精簡原則應(yīng)將注意力放在價(jià)值流”，實(shí)現(xiàn)效率最大化。
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