2、Who 人員分為幾大部分：
受邀人員：主辦方領導，特邀嘉賓，明星嘉賓，媒體自媒體及其他意見領袖(博主，微博大V等)，粉絲;
工作人員：公司內部工作人員，外部公關公司，活動公司，演員(不是指明星，是活動中表演者)，主持人(很重要)，禮儀，外請化妝師，攝像攝影師。
先說受邀人員，要提前擬定，與場地預定一樣，越重要，越熱門的領導，嘉賓，明星越要提前預約。明星的費用較高(動輒幾十上百萬一場)，但是許多電視，時尚媒體都是沖著明星來的，他們主要帶來傳播效應，所以時尚發布會，特別是奢侈品，一定會請有檔次的明星來“站臺”，當然，明星也有風險，因為是名人，所以一定要注意近期形象是否健康，有無負面，當然，有些大膽的品牌專門會請話題明星，引發關注，反正這事把雙刃劍，就看如何把控了。
而對于互聯網發布會，通常主角很簡單，就是產品和老板，不需要請明星來站臺，反而嘉賓是非常重要的，比如合作廠商，重要的業內人物，有影響力的媒體等等，這時候，設計好嘉賓間的互動非常重要，又或者說，只要請對了人，未必需要給他們設計話題，只要高層之間提前有良好的溝通和意見碰撞，就會在現場產生火花(當然，大佬們的時間可不好book，可以提前安排通電話或會議室聊到，也可在發布會前的休息時間專門請雙方安靜的聊聊)。對于這些比較尊貴的客人，一定要有專人招待和引導，要安排特別房間進行休息和化妝。
對于媒體，通常提前1到2周通知便可(除非請level非常高特別忙的主編等)，但一定要多次確認(電話，邀請函，出發前確認，短信等)。不同的活動，自然邀請的媒體和意見領袖不同，不過現在時尚大趴也越來越重視網上意見領袖(KOL, Key opinion leader)的意見，網絡紅人們看秀現象越來越多。像小米這樣的發布會，則簡直就是粉絲們的狂歡。
再說工作人員。 通常公司內部，公關公司和活動公司三個部分為核心人員，要形成工作組，發布會前就要經常開碰頭會，保證無縫對接。會場上工作人員通常統一著裝(根據發布會調性)一般比較低調但不隨便，需要佩戴工作牌，很多時候工作牌根據工作性質做好區分，工作人員最重要的原則就是“一人盯一事，事事有唯一負責人”，不管在公司里是什么職位，在發布會中可能你就負責明星引導，從頭跟到尾，就負責盯椅子，什么時候需要給臺上嘉賓分秒不差的遞上去(一場完美的發布會就是這樣一個個細節串起來的)。
主持人，是非常重要的。在小米發布會中，雷布斯則自始至終自己客串了下來。其實這未嘗不可，因為主持人根本的任務就是串活整個活動，還有誰比雷布斯自己更了解小米呢?時裝發布會中，有時也可以讓設計師自己客串主持人，而很多奢侈品，消費品發布會，通常還是會請專業主持人，有時還需雙語主持。當然，請個表達和控場能力很好的名人或意見領袖做主持，也是不錯的選擇。
有時我們會忽視攝影攝像，化妝，造型師這些工作人員，其實他們非常重要。一般中型發布會要有攝影攝像各兩名，要找熟悉相關題材的人員，一場發布會要讓沒來的人看到，可就全靠這幾個哥們了。他們需要提前幾個小時來會場，由公關公司帶著告知重要時點，人物和場景，以及注意事項。拍完之后，需立刻將照片導出給公關公司選片，所以，需帶好相關存儲設備。化妝造型根據嘉賓和明星，演員及禮儀人數配備。重要嘉賓和明星最好有相熟的專門化妝造型師，千萬別小瞧這些面子工程哦，100萬的明星都請來了，別吝嗇1，2萬的“面子費”，別驚訝，還真是就這個價。
3、When 時間表 ( Timeline & Rundown )
對于發布會來說，時間表，就是生命線。因為時間表不僅僅是記錄時間，更是把整個項目串起來，理清項目內容，以及分工負責的項目明細表。業內人士常常有timeline強迫癥。只要做一個項目就要先根據發布時間倒推回去，為每一部分工作留出時間，分配好負責人，列出現在的狀態以及下一步需要解決的問題。
通常，會有兩種時間表，第一種是從項目開始準備時就列的大時間表，根據具體情況，提前2個月左右，可以分幾大塊，如媒體公關，活動搭建，明星嘉賓等，分給不同的負責人，然后根據各方進度隨時綜合協調。這里有一個木桶原理，就是如果其中一部分有不能逾越的困難，如，場地協調不了，老板不能來等，整個項目都會受到影響。另外一個時間表就是我們常說的Rundown，是發布會馬上就要開始前，現場的執行表，要基于發布會環節制定，我們常說要細化到“Minute by minute” 其實真的一點都不夸張，比如在Kick-off moment 可能舞臺上的講話人手一揮，所有的布景，音樂，演員都要一齊上，簡直是精確到秒才對。
有了時間表，整個團隊的工作才能啟動，責任也清晰了。每個人也都清楚了跨部門的問題要找誰。每個時間表都有“Deadline”死線，當然時間表的總控一定要留有余地，心里清楚dead deadline 在哪兒，因為“所有可能出問題的地方都會出問題”(Everything that can go wrong will go wrong)。
(三)Communication: 是發布會的表達
一個發布會，少則來幾十人，多則上千人。可我們花大力氣去做，是希望它的影響力能達到千萬人。
開頭就說過“IDEA” 不管是小米的“產品創新”“金字塔式粉絲聯動”，還是時尚奢侈品令人眼花繚亂的場景“創意”，其實都是為了“deliver message”傳達信息。最近在辦公樓電梯旁看了一則特別好玩的廣告，里面穿梭著各種名人(如于謙扇著扇子在大街上搖擺)大家都好奇的張大嘴巴看，直到最后突然開出一輛別克車，這時，電梯也來了，所有人都不解的嘆息，這是個什么意思啊?有什么關系啊?所以，發布會再炫再酷，如果沒有傳達出特別明確的“Key message”也白搭了。
溝通，有幾種：
第一，所有會場安排都指向的同一個意思，比如某特定創新，或者風格(回歸60年代)包含很多細節，如現場布置，服飾，禮品，標語等，這會讓人不由自主的留下清晰印象;、
第二，發言人的講話，come on，不要再又臭又長的一個個領導發言了，不而要“親切，真實，鮮明”，有時一個幽默的玩笑，直指人心，要好過冗長的講話;這里特別注意一點，就是講稿(通常是PPT)的編寫和設計，如果不會，就去向喬布斯學習吧;
第三，公關宣傳：這就是狹義上的Communication，請媒體與KOL，為他們準備好需要的Press Kit(新聞稿，活動流程及指南，公司或新產品介紹，有趣的小紀念品，車馬費等)這些是需要在簽到時給到媒體的，不過通常溝通最重要的是“時間節點”，誰也不希望自己的機密提前泄露，特別是在網絡發達的今天，所以現在用softcopy(電子版)的形式發新聞稿(包含了現場照片)比較普遍。
第四，采訪和展示。我們常常會用到一個詞叫做“pitch”，pitch說白了就是指去爭取到的意思(是免費的，不是買的)，Pitch到重要媒體或自媒體的采訪十分重要，因為通稿為了鋪量，專訪為了出深度，兩者需結合。產品展示陳列，讓媒體使用也是同樣目的，
第五，出稿，給到媒體信息是為了他們能最大化的傳播出去，所以就需要公關們追稿審稿，這真是一個博弈和考量情商的時候了，只有大眾接受到了正確的信息，才算達到目的，
第六，二次傳播，如果說剛才還不算達到目的，那么種子信息引發話題和大眾熱議，自發轉發就更加妙不可言了。比如說電影“致青春”就引發了大眾網友們無數的討論，
第七，KPI，傳播出去最終是要考核的，比如百度指數，比如微博熱門話題，當然，還有統一行業標準的公關和廣告價值計算。
(四)小結一下，做好一場發布會，要掌握 ICE ( 想法，溝通，執行) 法則，執行層面下面，又有3W ( 時間表，選址和人員)。抓住了這些要素，再結合對本行業的理解，不管是自由奔放的“小米 Style” 還是奢華隆重的 “香奈兒 Style”，相信都會游刃有余!
想認識全國各地的創業者、創業專家，快來加入“中國創業圈”
|
