•每天使用公眾通信工具
當(dāng)你的員工采用遠(yuǎn)程辦公時(shí)，通信工具就不應(yīng)該局限于實(shí)時(shí)交流工具。通信工具應(yīng)該隨時(shí)都能使用，這是遠(yuǎn)程工作的自然組成部分。不要把重要信息的交流形式放在本地的會(huì)議上。
遠(yuǎn)程辦公，你的員工需要這些工具：
- 實(shí)時(shí)聊天工具
你無法走到遠(yuǎn)程工作員工面前和他交流問題，那么實(shí)時(shí)碎片式的溝通就是不可缺少的。重要的一點(diǎn)在于，每個(gè)人都應(yīng)該經(jīng)常性的使用同一個(gè)實(shí)時(shí)聊天工具。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你應(yīng)該不斷強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)。
聊天是遠(yuǎn)程合作團(tuán)隊(duì)在工作時(shí)最為核心和普遍的溝通方式。因此，你必須絕對確保在任何情形下能夠和每一個(gè)人實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。
- 在線BBS
為了讓團(tuán)隊(duì)對于成員和項(xiàng)目的情況都有整體的了解，你需要一個(gè)發(fā)布公告、團(tuán)隊(duì)周報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的BBS平臺(tái)。這是在線聊天很難實(shí)現(xiàn)的。
在這個(gè)平臺(tái)上，團(tuán)隊(duì)之間會(huì)用以發(fā)布除了郵件和在線聊天以外的信息。你的電郵應(yīng)該訂閱BBS平臺(tái)新帖子或討論的發(fā)布消息。每個(gè)成員也應(yīng)該自動(dòng)獲得每周/每日BBS的內(nèi)容摘要。團(tuán)隊(duì)成員絕對不能忽視這些消息，最好盡快閱讀。
- 語音和視頻聊天
有時(shí)候，文字的交流無法把真實(shí)的問題描述清楚。這時(shí)候，你就需要能夠和網(wǎng)絡(luò)對面的同事實(shí)現(xiàn)語音或者視頻對話。請不要低估用語音和另一個(gè)人類對話所蘊(yùn)含的能量。盡管程序員里很多都是不愿意用嘴說話的死宅，但是我們得把工作干完不是嗎？難不成我還得花六個(gè)小時(shí)飛到你家里嘛？
在視頻和語音對話過程中，人類的語氣和表情對那些冷冰冰的字符構(gòu)成了很好的補(bǔ)充。我建議，遠(yuǎn)程工作的人們每周至少要有一次進(jìn)行語音或視頻的對話連接。時(shí)間可以不是很長，但可以把他設(shè)計(jì)成一種公司的check in制度，以確保屏幕背后的同事確實(shí)也是一個(gè)人類。請記得，即便是遠(yuǎn)程工作的模式，你還是人類的一員。
•周一團(tuán)隊(duì)情況匯報(bào)
每周一，公司的每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都應(yīng)該提交一份簡要的情況匯報(bào)：
-上周完成了什么
-本周工作計(jì)劃
-工作中的困難或者考慮到的其他因素
這份報(bào)告越簡短越好，但應(yīng)該涵蓋了所有的重要信息。每周一都把這份報(bào)告發(fā)布在公司的BBS上。團(tuán)隊(duì)規(guī)模式具體情況而定，如果你的公司非常小，每個(gè)人就可以是一個(gè)團(tuán)隊(duì)。
•會(huì)議紀(jì)要
對于任何你認(rèn)為是“會(huì)議”的會(huì)面務(wù)必都要保留下會(huì)談的紀(jì)要。請把紀(jì)要發(fā)布在公司的BBS上，這樣那些在遠(yuǎn)方工作的團(tuán)隊(duì)成員將會(huì)從這些信息里獲得益處。
需要指出的是，你的會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)?wù)必在完整的前提下保持簡短。你無需寫下每個(gè)細(xì)節(jié)，把大畫面展現(xiàn)出來就夠了：參會(huì)人是誰？討論了什么話題？達(dá)成了何種決定？下一步的動(dòng)作是什么？
*** 在談完了遠(yuǎn)程工作的好處和方法之后，我不得不指出這一模式的一些缺陷：
•頭腦風(fēng)暴
當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)需要經(jīng)常性的通過頭腦風(fēng)暴來推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，遠(yuǎn)程工作的弊端就顯現(xiàn)出來了。在頭腦風(fēng)暴的進(jìn)程中，共處一室的團(tuán)隊(duì)成員能夠看到、聽到、感受到彼此的動(dòng)作、呼吸和存在。這些感知對于主意的迅速產(chǎn)生有著非常重要的影響力。如果在遠(yuǎn)程工作的環(huán)境下進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的話，你需要極端高速的貸款、低延時(shí)率以及人與人之間的直接溝通。好信息是，我們在Stack Overflow和Discourse工作時(shí)，這種類型的會(huì)議非常少。當(dāng)你需要進(jìn)行頭腦風(fēng)暴時(shí)，你可以把它安排在公司每年一度碰面的年會(huì)上舉行。
•導(dǎo)師輔導(dǎo)
員工輔導(dǎo)需要資深員工在新進(jìn)員工身后不是的照看并對其工作成果給予及時(shí)的反饋。在采用松散連接結(jié)構(gòu)的遠(yuǎn)程工作機(jī)構(gòu)里，這種來自導(dǎo)師的員工輔導(dǎo)變得非常的困難。
我們的做法是，避免那些需要輔導(dǎo)的人進(jìn)入團(tuán)隊(duì)。在Stack Overflow和Discourse進(jìn)行招聘時(shí)，我們找的都是資深的從業(yè)人士。這不代表我們對于年輕新手的能力不認(rèn)同，而是說我們的組織無法對他們進(jìn)行有效的遠(yuǎn)程輔導(dǎo)。從遠(yuǎn)程工作的角度看，你行就是行，不行就算不行。我們的生產(chǎn)率不會(huì)被新手拖累，新手也不會(huì)在我們這碰到挫折。所以，這種做法對大家都有好處。
如果你的策略需要依賴于新手的成長，那么你需要給他們制定出一段一起在同一空間內(nèi)緊密合作的時(shí)間安排。成對的進(jìn)行編程可以是一個(gè)備選方案。
•后記
在考慮了遠(yuǎn)程工作的優(yōu)缺點(diǎn)之后，當(dāng)你想象在20、40、60年之后從事數(shù)字產(chǎn)業(yè)人們的工作狀態(tài)時(shí)，是否還會(huì)認(rèn)為人們將會(huì)把他們的時(shí)間花費(fèi)在每天一兩個(gè)小時(shí)的通勤交通上？
你認(rèn)為初創(chuàng)企業(yè)的招聘流程在十年以后還是會(huì)和現(xiàn)在的同行做法一樣嗎？
從我們自己的Discourse和Stack Overflow兩家公司的經(jīng)歷來看，從全球范圍里招人給我們帶來了戰(zhàn)略性的優(yōu)勢。我相信，遠(yuǎn)程開發(fā)模式代表了未來的工作模式。如果我們能夠開始進(jìn)行一些這方面的思考和嘗試，一定會(huì)物超所值的。你還在等什么？
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